Großartiger Start durch ein strukturiertes Onboarding

Es gibt einiges zu beachten bei der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters und daher ist die Frage – Wo fange ich am besten an – gut nachvollziehbar.

Fachliche Eingliederung

Sobald deine Entscheidung für einen Bewerber gefallen ist und er Vertrag unterzeichnet wurde sollte sich um notwendige Arbeitsmittel und relevante Zugänge gekümmert werden. Welches Equipment benötigt dein neuer Mitarbeiter, um vom 1. Arbeitstag an durchstarten zu können?

1. Arbeitsplatz: Wo wird der neue Mitarbeiter zukünftig sitzen? Gibt es feste Arbeitsplätze oder Desk-sharing? Ist der Arbeitsplatz bereits eingerichtet oder muss die technische Ausstattung erst noch besorgt werden? Zur Ausstattung eines Arbeitsplatzes gehört neben dem Schreibtisch und Stuhl auch noch ein Monitor, Tastatur, Maus, evtl. ein Telefon und Headset. Stelle sicher, dass der Arbeitsplatz zum Start ausgestattet ist., denn so wird direkt ein professioneller Eindruck hinterlassen.
2. Zugänge: Je nach Unternehmensstruktur müssen vor Eintritt Zugänge zum Netzwerk und den dazugehörigen Ordnern freigeschaltet werden. Eine unternehmensinterne E-Mail Adresse und Telefonnummer ist auch gängig und muss entsprechend angelegt werden. Diese Prozesse können einige Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen, daher ist es ratsam sich gleich zu Beginn damit auseinanderzusetzen. Desweiteren gibt es vielleicht Zutrittskarten zum Gebäude oder den Büroräumen, die ausgestellt werden müssen. Diese sollten auch von Anfang an bereit stehen, damit der neue Mitarbeiter sich frei in den Räumlichkeiten bewegen kann.
3. Informationsmaterial: Der Einstieg kann erleichtert werden, indem der Mitarbeiter Zugang zu Informationen rund um das Unternehmen und die zukünftige Tätigkeit vor Antritt der Stelle erhält. Dieses kann in Form einer Informationsbroschüre erfolgen oder sogar über eine App, die bspw. einen virtuellen Rundgang im Unternehmen ermöglicht. Wichtig ist zu beachten, dass es dem Mitarbeiter zur freiwilligen Nutzung zur Verfügung gestellt wird und somit nicht verpflichtend ist, denn „gearbeitet“ werden darf erst ab dem ersten vertraglich geregelten Arbeitstag.
4. Einarbeitungsplan: Einarbeitung ist keine Einbahnstraße und sollte im Vorfeld gut geplant werden. Ein strukturierter und fairer Start in den ersten Wochen wird wird langfristig die Effizienz steigern und zum Erfolg führen. Es lohnt sich in eine gute Einarbeitung zu investieren.

Soziale Eingliederung

Für deine Mitarbeiter sollte es keine Überraschung sein, dass nach einem neuen Teammitglied gesucht wird. Während der Phase der Vorstellungsgespräche sollten die Mitarbeiter ein regelmäßiges Update zum aktuellen Stand bekommen, so fühlen sie sich im Prozess eingebunden.

Besteht sogar die Möglichkeit gemeinsam mit dem Team den Auswahlprozess zu gestalten, ist das eine durchaus sinnvolle Methode. Deine Mitarbeiter kennen die Teamdynamik und die täglichen Herausforderungen am besten und können so zu einer weiteren Perspektive beitragen. Desweiteren werden die ersten Grundsteine für eine zukünftige Zusammenarbeit gelegt, denn hat man sich bewusst für einen neuen Kollegen entschieden, wird man sich besonders Mühe geben, diesen erfolgreich im Unternehmen zu integrieren.

Mentoren-/Patenprogramme sollten ein fester Bestandteil des Onboardingprozesses sein. Mitarbeiter mit ausgeprägten sozialen Kompetenzen, einer kommunikativen Art und einem guten Standing im Team eignen sich besonders gut für diese Aufgabe. Mit einem Mentor hat der neue Mitarbeiter eine Bezugsperson, die sowohl bei der Eingliederung im neuen Job hilft als auch dabei unterstützt Kontakte zu knüpfen.

Am ersten Arbeitstag solltest du dir als Führungskraft genügend Zeit einplanen, um den Mitarbeiter im Unternehmen und im Team willkommen zu heißen. Nutze die Zeit und bespreche den Einarbeitungsplan, den Ablauf in den ersten Wochen und eure gegenseitigen Erwartungshaltungen in Bezug auf die Zusammenarbeit. Plane im Anschluss an das gemeinsame Gespräch ein Team Meeting in angenehmer Atmosphäre, damit sich alle Kennenlernen können.

Regelmäßige Feedbackgespräche können beiden Seiten dabei helfen sich weiterzuentwickeln und sollten vorallem in den ersten Wochen in kurzen Abständen, z. B. wöchentlich geführt werden.

Be better! Do onboarding!